Politique de confidentialité

La présente politique explique comment les données personnelles peuvent être recueillies, utilisées, communiquées, conservées et protégées lors de l’utilisation du site, de la création d’un compte ou du passage d’une commande.

1. Rôles liés au traitement des données

1.1 Responsable du traitement

VARZEKO agit en qualité de responsable du traitement lorsqu’il détermine les finalités et les moyens d’utilisation des données, notamment pour :

  • la gestion des commandes, des expéditions et du service après-vente ;

  • l’administration des comptes utilisateurs ;

  • le fonctionnement du site et de ses fonctions essentielles ;

  • la gestion des demandes et de la relation client.

1.2 Sous-traitant

Dans certaines collaborations, les données peuvent également être traitées pour le compte d’un autre responsable, conformément à ses instructions documentées. Cette situation peut notamment concerner l’exécution d’une commande ou certaines opérations de gestion des clients.

1.3 Définitions utiles

  • Client : personne physique effectuant un achat à des fins non professionnelles.

  • Utilisateur : toute personne consultant ou utilisant le site.

  • Responsable du traitement : organisme déterminant les objectifs et les modalités d’un traitement.

  • Responsables conjoints : organismes définissant ensemble les finalités et les moyens d’un traitement, conformément à l’article 26 du RGPD.

  • Sous-traitant : prestataire autorisé à traiter des données pour le compte d’un responsable du traitement.

2. Données traitées et finalités

Selon l’utilisation des services, les informations concernées peuvent inclure les données d’identité, les coordonnées, l’adresse de livraison, les éléments de commande, les informations de facturation, les échanges avec l’assistance et les données techniques nécessaires au fonctionnement du site.

Elles peuvent être utilisées pour :

  1. créer, préparer, livrer et facturer les commandes ;

  2. gérer les retours, remboursements, garanties et demandes après-vente ;

  3. vérifier les paiements et sécuriser les transactions ;

  4. répondre aux questions et assurer le suivi des échanges ;

  5. envoyer les confirmations et informations nécessaires à l’exécution d’une commande ;

  6. examiner les réclamations et gérer les différends ;

  7. détecter les opérations inhabituelles et limiter les risques de fraude ;

  8. respecter les obligations comptables, fiscales et légales ;

  9. assurer le fonctionnement technique du site ;

  10. établir des statistiques et améliorer les produits ou l’expérience utilisateur.

Les informations non indispensables sont signalées comme facultatives lorsqu’elles sont collectées. Leur absence ne bloque pas les services pour lesquels elles ne sont pas nécessaires.

3. Bases juridiques

Chaque traitement repose sur l’une des bases prévues par l’article 6 du RGPD :

  • Exécution du contrat : traitement des commandes, paiement, livraison et service après-vente.

  • Obligation légale : facturation, comptabilité, fiscalité et réponse aux autorités habilitées.

  • Intérêt légitime : sécurité du site, prévention de la fraude, gestion des réclamations et amélioration des services, sous réserve des droits des personnes.

  • Consentement : opérations facultatives nécessitant un accord préalable.

Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment. Ce retrait ne remet pas en cause les opérations effectuées légalement avant sa date.

4. Destinataires des informations

4.1 Accès interne

L’accès aux données est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin pour accomplir leurs missions, dans la mesure nécessaire au traitement concerné.

4.2 Prestataires

Certaines informations peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :

  • prestataires de paiement, pour la validation des transactions ;

  • transporteurs et partenaires logistiques, pour l’acheminement des commandes ;

  • services d’assistance et de gestion après-vente ;

  • hébergeurs, prestataires informatiques et outils nécessaires au fonctionnement du site ;

  • conseils ou autorités habilitées lorsqu’une obligation légale le prévoit.

Les prestataires agissant comme sous-traitants doivent traiter les données selon des instructions définies, préserver leur confidentialité et appliquer des mesures compatibles avec le RGPD, notamment les principes de protection dès la conception et par défaut.

5. Transferts internationaux

L’utilisation de certains prestataires peut entraîner un traitement de données en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un tel transfert intervient, il doit reposer sur un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types ou une autre garantie appropriée.

Des informations sur les garanties applicables peuvent être demandées aux coordonnées indiquées dans la présente politique.

6. Durées indicatives de conservation

Les données ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à leur finalité, puis supprimées, anonymisées ou archivées lorsque la loi l’exige.

Les durées principales sont les suivantes :

  • Données des clients potentiels : jusqu’à 3 ans après la dernière interaction.

  • Données clients : jusqu’à 5 ans après le dernier achat, sauf obligation différente.

  • Factures et pièces comptables : 10 ans conformément aux exigences légales.

  • Enregistrements téléphoniques : 6 jours lorsqu’un enregistrement est effectivement réalisé.

Une durée supérieure peut s’appliquer en présence d’une obligation légale, d’un litige ou de la nécessité de constater, exercer ou défendre un droit.

7. Vérification des commandes et prévention de la fraude

Des règles automatisées peuvent analyser certains éléments d’une commande afin de repérer une opération inhabituelle ou un risque de fraude.

Selon le résultat, la commande peut être temporairement suspendue ou faire l’objet d’une demande de justificatifs complémentaires.

Lorsqu’une décision produit des effets importants, l’utilisateur peut demander une intervention humaine, présenter ses observations et contester le résultat, dans les conditions prévues par le RGPD.

8. Sécurité des paiements et des données

Les mesures utilisées peuvent notamment comprendre :

  • le chiffrement SSL/TLS pendant la transmission ;

  • des contrôles d’accès limitant la consultation des informations ;

  • le recours à des prestataires de paiement appliquant les normes PCI DSS ;

  • une vérification du paiement par des canaux sécurisés ;

  • l’absence de stockage des données bancaires complètes sur les serveurs du site.

Ces dispositifs visent à limiter les risques d’accès non autorisé, de perte, d’altération ou de divulgation. Aucune transmission ou conservation électronique ne peut toutefois être présentée comme entièrement dépourvue de risque.

9. Droits des personnes

Dans les conditions prévues par le RGPD et la législation française, chaque personne peut demander :

  1. l’accès à ses données personnelles ;

  2. la correction d’informations inexactes ou incomplètes ;

  3. l’effacement de certaines données ;

  4. la limitation d’un traitement ;

  5. la portabilité des données lorsque ce droit s’applique ;

  6. l’opposition à certains traitements ;

  7. le retrait d’un consentement ;

  8. des informations sur une décision automatisée ;

  9. la définition de directives relatives au traitement de ses données après son décès.

Ces droits peuvent être soumis aux limites prévues par la loi, notamment lorsqu’une conservation est nécessaire au respect d’une obligation légale.

Une vérification raisonnable de l’identité peut être demandée afin d’éviter qu’une réponse soit communiquée à une personne non autorisée. Cette vérification peut s’appuyer sur les informations de commande et doit rester proportionnée à la demande.

Si la réponse apportée n’est pas jugée satisfaisante, une réclamation peut être adressée à la Commission nationale de l’informatique et des libertés – CNIL.

10. Données relatives aux mineurs

Le site ne cherche pas à recueillir volontairement les données personnelles de mineurs.

Si une collecte non intentionnelle est identifiée, les informations concernées peuvent être supprimées dans un délai raisonnable, sauf si leur conservation repose sur une obligation légale.

Un parent ou représentant légal peut demander la rectification ou l’effacement des données d’un mineur en utilisant les coordonnées ci-dessous.

11. Coordonnées

Pour toute question concernant cette politique ou pour exercer un droit :

Adresse postale :
13-2-11 Maesawa Awagashima, Oshu-shi, Iwate-ken 029-4208, Japan

Téléphone :
+81 70-3288-5648

E-mail :
order@varzeko.com

Horaires – CET/CEST :

  • Du lundi au vendredi : 09:00 – 18:00

  • Le samedi : 09:00 – 16:00